La procédure en cas de licenciement pour motif personnel
Le licenciement pour motif personnel est encadré par une procédure précise destinée à garantir les droits du salarié et à permettre à l’employeur de justifier sa décision.
Lorsqu’un employeur envisage de rompre le CDI d’un salarié, après la période d’essai, pour un motif tenant à sa personne, il doit pouvoir démontrer l’existence d’une cause réelle et sérieuse et respecter plusieurs étapes obligatoires : convocation à un entretien préalable, tenue de cet entretien, notification du licenciement et respect du préavis.
La procédure diffère toutefois selon que le licenciement est disciplinaire ou non disciplinaire.
À savoir : lorsque le salarié est protégé, l’employeur doit, en principe, obtenir au préalable l’autorisation de l’inspecteur du travail.
Une procédure qui doit respecter plusieurs étapes
Le licenciement pour motif personnel ne peut pas être décidé immédiatement par l’employeur.
La procédure comprend notamment :
la convocation du salarié à un entretien préalable ;
le respect d’un délai minimum avant cet entretien ;
la tenue de l’entretien préalable ;
la notification éventuelle du licenciement ;
le respect du préavis, sauf exceptions.
L’employeur doit également être en mesure de démontrer que le licenciement repose sur une cause réelle et sérieuse.
Cette exigence concerne aussi bien les licenciements disciplinaires que certains licenciements non disciplinaires.
La convocation à l’entretien préalable
Avant toute décision définitive de licenciement, l’employeur doit convoquer le salarié à un entretien préalable.
La convocation est adressée :
par lettre recommandée avec avis de réception ;
ou par lettre remise en main propre contre décharge.
La convocation doit notamment préciser :
l’objet de l’entretien ;
la date ;
l’heure ;
le lieu de l’entretien ;
la possibilité pour le salarié de se faire assister.
Lorsque l’entreprise ne dispose pas de représentants du personnel, le salarié peut notamment être assisté par un conseiller du salarié.
La convocation doit alors préciser les coordonnées de la mairie et de l’inspection du travail auprès desquelles le salarié peut consulter la liste des conseillers du salarié.
Une garantie importante pour le salarié :
L’information relative au droit d’être assisté n’est pas une simple mention facultative.
Si l’employeur omet d’informer le salarié de la possibilité de recourir à un conseiller du salarié dans une entreprise dépourvue de représentants du personnel, cette irrégularité peut ouvrir droit à une indemnisation.
Le délai de 5 jours ouvrables avant l’entretien
L’entretien préalable ne peut pas avoir lieu immédiatement après l’envoi ou la remise de la convocation.
L’employeur doit respecter un délai minimum de 5 jours ouvrables entre :
la première présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre ;
et la date de l’entretien.
Le jour de présentation ou de remise de la convocation ne compte pas dans le délai.
Le jour de l’entretien ne compte pas non plus.
Le samedi est en principe un jour ouvrable et doit donc être pris en compte dans le calcul.
Si le dernier jour du délai tombe un samedi, un dimanche, un jour férié ou un jour chômé, le délai est reporté au premier jour ouvrable suivant.
Exemple :
Si la convocation est présentée au salarié un mardi, les cinq jours ouvrables sont ensuite décomptés. L’entretien ne pourra pas se tenir avant l’expiration complète de ce délai.
Le point de vigilance : ce délai constitue une véritable garantie pour le salarié. Il lui permet de disposer d’un temps suffisant pour préparer ses explications et, le cas échéant, organiser son assistance.
Le report de l’entretien pour raison de santé
Lorsque l’entretien doit être reporté en raison de l’état de santé du salarié, des règles particulières s’appliquent.
Dans cette situation, l’employeur n’est pas tenu de respecter à nouveau le délai de 5 jours ouvrables entre la nouvelle convocation et la nouvelle date de l’entretien.
Il doit toutefois informer le salarié en temps utile et par tout moyen de la nouvelle date et de la nouvelle heure de l’entretien.
En revanche, le délai de cinq jours doit bien avoir été respecté entre la convocation initiale et la date de l’entretien initialement prévue.
Cette solution a notamment été rappelée par la Cour de cassation dans un arrêt du 21 mai 2025, n° 23-18.003.
L’entretien préalable : une véritable phase de dialogue
L’entretien préalable n'est pas une simple formalité administrative.
Au cours de cet entretien, l’employeur doit :
exposer les motifs de la décision qu’il envisage ;
recueillir les explications et observations du salarié.
Le salarié doit donc pouvoir présenter sa défense et apporter des éléments susceptibles d’éclairer la situation.
L’objectif est notamment de permettre :
de clarifier certains faits ;
de recueillir les explications du salarié ;
de vérifier certains éléments ;
éventuellement, d’envisager une solution différente du licenciement.
Le salarié est-il obligé de venir ?
Non.
Le salarié peut choisir de ne pas se présenter à l’entretien préalable.
Son absence ne permet pas à l’employeur de lui reprocher un comportement fautif du seul fait qu’il ne s’est pas présenté.
L’employeur peut néanmoins poursuivre la procédure et prendre sa décision en son absence.
Le salarié dispose-t-il d’un droit au silence ?
La question du droit au silence lors de l’entretien préalable a fait l’objet d’une actualité jurisprudentielle récente.
Par plusieurs décisions du 19 septembre 2025, le Conseil constitutionnel a considéré conformes à la Constitution les dispositions du Code du travail relatives à l’entretien préalable qui ne prévoient pas que l’employeur informe le salarié de son droit de se taire.
En conséquence, l’employeur n’est pas tenu, dans ce cadre, d’informer systématiquement le salarié de l’existence d’un droit au silence.
Les règles particulières en matière disciplinaire
Lorsqu’un licenciement est envisagé pour une faute, l’employeur doit respecter en plus les règles applicables à la procédure disciplinaire.
Le délai de deux mois
L’employeur ne peut en principe engager une procédure disciplinaire plus de deux mois après avoir eu connaissance des faits fautifs.
Ce délai peut toutefois être interrompu ou aménagé dans certaines situations, notamment lorsqu’une procédure pénale est engagée dans ce délai.
En cas de faute grave ou lourde
Lorsque les faits sont susceptibles de constituer une faute grave ou une faute lourde, l’employeur doit également agir avec une certaine célérité dès lors qu’aucune vérification particulière n’est nécessaire.
Un délai injustifié entre la connaissance des faits et la mise en œuvre de la procédure peut ainsi être problématique.
La lettre de licenciement : une étape essentielle
À l’issue de l’entretien, l’employeur peut décider de ne pas licencier le salarié ou de lui notifier son licenciement.
S’il décide de licencier, il doit lui adresser une lettre de licenciement, généralement par lettre recommandée avec avis de réception.
Cette lettre constitue un document particulièrement important puisqu’elle doit exposer les motifs précis du licenciement.
Le délai minimum de deux jours ouvrables
L’employeur ne peut pas envoyer la lettre de licenciement immédiatement après l’entretien.
Il doit attendre au minimum 2 jours ouvrables après la date prévue pour l’entretien préalable.
Exemple
Si l’entretien est prévu un lundi, la notification du licenciement pourra intervenir à partir du jeudi.
Pour un licenciement non disciplinaire, aucun délai maximal général n’est prévu par la loi pour envoyer la lettre.
En revanche, en matière disciplinaire, la notification doit intervenir dans un délai maximal d’un mois à compter de la date de l’entretien préalable.
La lettre doit exposer des motifs précis
La lettre de licenciement doit énoncer le ou les motifs invoqués par l’employeur.
L'employeur ne peut donc pas se contenter d'utiliser des formulations trop générales.
Par exemple, les seules mentions :
« perte de confiance » ;
« insuffisance professionnelle » ;
« gravité des faits » ;
ne suffisent pas nécessairement à caractériser de manière suffisamment précise les raisons du licenciement.
La lettre doit permettre au salarié de comprendre ce qui lui est précisément reproché.
Pourquoi cette exigence est-elle importante ?
Les motifs figurant dans la lettre de licenciement délimitent le litige.
L’employeur est en principe lié par les motifs qu’il a invoqués dans cette lettre et, le cas échéant, par les précisions qu’il apporte ultérieurement.
Il ne peut donc pas, devant le juge, remplacer les motifs initialement invoqués par de nouveaux motifs complètement différents.
La possibilité de préciser les motifs après la notification
Depuis la réforme applicable aux motifs de licenciement, le salarié peut demander des précisions sur les motifs mentionnés dans sa lettre.
Cette demande doit être effectuée dans les 15 jours suivant la notification du licenciement.
Elle est adressée par lettre recommandée avec avis de réception ou remise contre récépissé.
L’employeur dispose ensuite de 15 jours à compter de la réception de la demande pour apporter, s’il le souhaite, des précisions sur les motifs invoqués.
L’employeur peut également prendre lui-même l’initiative de préciser les motifs dans ce même délai.
Attention
Cette procédure permet de préciser un motif déjà invoqué.
Elle ne permet pas à l’employeur :
d’inventer un nouveau motif ;
de modifier complètement le fondement du licenciement ;
ou de réparer un licenciement dépourvu de tout motif.
La Cour de cassation a par ailleurs considéré que l’employeur n’est pas obligé d’informer le salarié, dans la lettre de licenciement, de la possibilité de demander ces précisions.
Une insuffisance de motivation n'entraîne pas automatiquement l'absence de cause réelle et sérieuse
Il faut distinguer deux situations :
Première situation : le motif existe, mais la lettre est insuffisamment précise
Lorsque le licenciement repose bien sur une cause réelle et sérieuse mais que la lettre est insuffisamment motivée, cette irrégularité peut ouvrir droit à une indemnisation pouvant aller jusqu'à un mois de salaire.
Deuxième situation : le licenciement n’est pas fondé sur une cause réelle et sérieuse
Dans ce cas, la question est différente : le salarié peut bénéficier des conséquences attachées au licenciement sans cause réelle et sérieuse.
À retenir : une lettre mal motivée et un licenciement sans cause réelle et sérieuse ne constituent donc pas nécessairement la même situation juridique.
Les modèles de lettres de licenciement
Des modèles de lettres de licenciement ont été établis par décret.
Ils permettent notamment de distinguer :
le licenciement disciplinaire ;
le licenciement pour motif personnel non disciplinaire.
Ces modèles doivent toutefois être adaptés à la situation concrète du salarié et aux dispositions conventionnelles ou contractuelles éventuellement applicables.
Ils ne dispensent donc pas l’employeur d’effectuer une analyse individuelle de la situation.
Le préavis
La notification du licenciement ne signifie pas nécessairement que le contrat prend immédiatement fin.
En principe, le salarié doit effectuer un préavis, sauf notamment en cas de faute grave ou lourde ou dans certaines autres situations prévues par la réglementation.
La durée légale minimale du préavis dépend notamment de l’ancienneté :
Ancienneté du salarié | Durée minimale du préavis |
Moins de 6 mois | Selon convention collective, contrat ou usages |
De 6 mois à moins de 2 ans | 1 mois |
2 ans et plus | 2 mois |
Une convention collective, un contrat de travail ou un usage peut prévoir des dispositions plus favorables au salarié.
À quelle date commence le préavis ?
Le préavis commence à courir à compter de la première présentation de la lettre recommandée de licenciement au salarié.
Cela signifie que le point de départ ne dépend pas nécessairement du jour où le salarié prend effectivement connaissance du contenu de la lettre.
Le salarié continue à travailler pendant le préavis
Pendant le préavis, le contrat de travail se poursuit normalement.
Le salarié continue donc :
à travailler ;
à percevoir sa rémunération habituelle ;
à bénéficier des droits attachés à son contrat.
Le préavis continue également à produire ses effets en matière d’acquisition des congés payés.
L’employeur peut dispenser le salarié d’effectuer son préavis
L’employeur peut décider de dispenser le salarié d’effectuer tout ou partie de son préavis.
Cette dispense doit être clairement établie par écrit.
Mais attention : lorsque la dispense est décidée par l’employeur, elle n’avance pas la date de fin du contrat.
Le salarié doit alors percevoir une indemnité compensatrice de préavis, correspondant à la rémunération qu’il aurait normalement perçue s’il avait travaillé pendant cette période.
Le préavis peut-il être prolongé ?
En principe, le préavis suit son cours jusqu'à son terme.
Certaines situations peuvent cependant avoir une incidence sur son déroulement.
Notamment, certaines périodes de congés ou certaines absences liées à un accident du travail ou à un congé de maternité ou d’adoption peuvent avoir des conséquences spécifiques.
Il convient donc de vérifier la situation concrète du salarié ainsi que les éventuelles dispositions conventionnelles applicables.
Le cas particulier du salarié protégé
Lorsque le salarié concerné bénéficie d’un statut protecteur, la procédure est renforcée.
L’employeur ne peut pas simplement lui notifier son licenciement comme pour un salarié ordinaire.
Il doit, en principe, obtenir l’autorisation de l’inspecteur du travail.
Cette protection concerne notamment certains représentants du personnel et titulaires de mandats syndicaux.
La procédure applicable au salarié protégé présente donc des particularités qui doivent être examinées séparément.
Quelles sont les conséquences d’une irrégularité de procédure ?
Une erreur dans la procédure ne signifie pas automatiquement que le licenciement est dépourvu de cause réelle et sérieuse.
Lorsque le licenciement repose bien sur une cause réelle et sérieuse mais que l’employeur n’a pas respecté certaines règles procédurales, le juge peut accorder au salarié une indemnité pouvant aller jusqu’à un mois de salaire.
Cela peut notamment concerner :
une convocation irrégulière ;
un défaut d’information concernant l’assistance ;
un problème relatif à l’entretien préalable ;
le non-respect de certaines règles conventionnelles applicables à la procédure disciplinaire.
Il faut donc distinguer :
l’irrégularité de procédure→ la cause du licenciement existe, mais la procédure n’a pas été correctement suivie ;
l’absence de cause réelle et sérieuse→ le motif même du licenciement n’est pas suffisamment fondé ;
la nullité du licenciement→ le licenciement porte atteinte à une protection ou à un droit particulièrement protégé par la loi.
Les conséquences indemnitaires ne sont pas les mêmes.
Le calendrier à retenir
La procédure peut être résumée ainsi :
1. Convocation→ lettre recommandée ou remise en main propre.
2. Délai d’au moins 5 jours ouvrables→ entre la présentation/remise de la convocation et l’entretien.
3. Entretien préalable→ présentation des motifs envisagés et recueil des explications du salarié.
4. Délai d’au moins 2 jours ouvrables→ avant l’envoi de la lettre de licenciement.
5. Notification→ lettre exposant les motifs précis du licenciement.
6. Précisions éventuelles→ demande du salarié ou initiative de l’employeur dans les 15 jours.
7. Préavis→ sauf notamment en cas de faute grave ou lourde ou de dispense.
Les chiffres clés
Règle | Délai |
Délai entre convocation et entretien | 5 jours ouvrables minimum |
Délai entre entretien et notification | 2 jours ouvrables minimum |
Demande de précision des motifs par le salarié | 15 jours |
Réponse de l’employeur aux précisions demandées | 15 jours |
Notification d’un licenciement disciplinaire | 1 mois maximum après l’entretien |
Préavis entre 6 mois et moins de 2 ans d’ancienneté | 1 mois |
Préavis à partir de 2 ans d’ancienneté | 2 mois |
Indemnité possible en cas de simple irrégularité de procédure | Jusqu’à 1 mois de salaire |
À retenir
Le licenciement pour motif personnel repose sur un double impératif : l’existence d’une cause réelle et sérieuse et le respect d’une procédure précise.
L’employeur doit notamment convoquer le salarié à un entretien préalable, respecter le délai de cinq jours ouvrables, permettre au salarié de présenter ses explications, puis respecter un délai d’au moins deux jours ouvrables avant de notifier le licenciement.
La lettre de licenciement joue ensuite un rôle central : elle doit exposer les motifs précis du licenciement et fixe, avec les éventuelles précisions ultérieures, les limites du litige.
Enfin, une distinction essentielle doit être opérée entre vice de procédure, absence de cause réelle et sérieuse et nullité du licenciement : ces trois situations ne produisent pas les mêmes conséquences juridiques.
Le point de vigilance pour l’employeur : le respect scrupuleux des délais et du contenu des documents est indispensable. Une erreur dans la convocation, le calcul des délais ou la motivation de la lettre peut entraîner une condamnation à indemnisation, même lorsque le motif du licenciement est par ailleurs valable.
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